請求書、領収証!溜まった書類の整理方法

ワンステップコンサルティングの金澤です。

フリーランス、小売、サービス業など業種や規模を問わず、

事業を運営していると必ず事務が発生します。

特に、1人や少人数で事業を運営している小さな会社では、営業からサービス提供や納品、さらに事務まですべて少ない人数でやらなければいけません。

いつかやらなくてはと思っていても、

日々の本業が忙しく、事務作業まで手が回らずに、

今度時間ができたときに!

今は事務よりこちらを優先しないと!

など

ついつい溜め込んでしまいがちです。

しかし、

書類を溜まれば溜まるほど、どこから手を付けていいかわからなくなり、

溜まった事務の量に呆然とし、やる気がなくなってしまいます。

たとえば、

日々の領収証

取引先やパーティーなどで交換した名刺

受け取った請求書

発行した請求書

契約書

など

たくさんの重要な書類があり、

なにをどう整理すればいいのかわからくなることが多いです。

今回は、そんな書類の整理で困ったときに、3つの手順で簡単に整理できる方法をご紹介します。

ステップ1.溜まった書類を1つにまとめる

ステップ2.溜まった書類をジャンルごとに分類

ステップ3.ルールを決めてファイリング

ステップ1.溜まった書類を1つにまとめる

まずはあちこちに散らばった書類を1つに集めることからはじめてみましょう。

財布

カバン

ファイル

引き出し

など

いろいろな場所に書類は入っていませんか?

ファイルやボックスなどを1つ用意して、まずは1箇所に大切な書類を集めましょう。

ステップ2.溜まった書類をジャンルごとに分類

書類を1箇所に集めたら、つぎは領収書、請求書、納品書などのジャンルごとに分類してください。

ここでのポイントは、ただ分類するだけにしてください。

大概の場合、一気に綺麗に完璧にやろうとして、やる気をなくして結局、

「時間がかかりそうだから、今度しっかり時間をとってやろう」と思ってやめてしまいがちです。

そうならないためには、日付など分類するのに関係のない情報はシャットアウトし、

領収証

納品書

請求書

契約書

メモ

など

のジャンルに分けて、ラベルなどを貼ってわかりやすく分類してください。

ここでもまだ日付、細かい内容など気にせずにどんどん分類していってください。

あくまでもジャンル別にすることだけを考えてください。

ステップ3.ルールを決めてファイリング

最後にファイリングのルールを決めて、ファイリングしていきます。

日付順、取引先順、あいうえお順など書類の種類や今後の使い勝手を考慮してルールを決めてください。

後は、ルールに従い書類の内容を確認しながらファイリングしていきましょう。

ついつい溜めがちな書類を3ステップに分けて行うことにより、漠然としてなにをしていいのかわからなかった書類の整理が簡単にできるようになります。

今やるべきことが明確になり、作業に必要な時間も一度に多くの時間をかけなくても、少しの時間で確実に作業が進められるようになります。

今まで溜めてしまった書類もこれでスッキリすると整理できる思いますよ。

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